De management al documentelor electronice ( EDM sau engleză DMS pentru Document Management System sau EDM pentru Electronic Document Management ) se referă la un proces de calculator pentru a defini, proiectarea, producerea, organizarea, difuzarea și gestionarea informației documentelor și a hârtiei sau a documentelor electronice la cadrul unei organizații . Termenul EDM desemnează, de asemenea, software-ul care permite gestionarea acestui conținut documentar.
EDM implementează în principal sisteme de achiziție (exemplu de utilizare: digitalizarea în masă a documentelor pe hârtie), indexare, clasificare , stocare a informațiilor , acces (navigare și căutare) și diseminare a documentelor. Astfel, EDM participă la procesul de colaborare, valorificare și schimb de informații. Se ia în considerare necesitatea de a gestiona documentele în funcție de ciclul lor de viață , de la crearea la arhivare, inclusiv revizuirea, aprobarea electronică și gestionarea diferitelor versiuni.
Soluțiile și proiectele EDM pot permite câștiguri rapide în calitate și costuri pentru organizații, indiferent dacă sunt companii private sau administrații. De exemplu, rentabilitatea investiției unui proiect „standard” de dematerializare a facturilor este mai mică de un an.
Un GED are funcții de clasificare / navigare și, de asemenea, un motor de căutare care face posibilă găsirea conținutului gestionat, prin intermediul vizualizărilor, căutărilor de text structurat sau integral („ text complet ”).
Există patru etape majore în gestionarea documentelor electronice: achiziție, procesare, stocare și diseminare. Pentru a distribui documente noi, ar trebui adăugat un al cincilea pas: proiectarea.
Achiziția poate fi efectuată de:
Documentele pe hârtie pot fi apoi distruse (fie pentru că nu prezintă niciun interes sau pentru că valoarea probată a copiilor electronice este sigură) sau arhivate . Aveți grijă, însă, în ceea ce privește arhivele publice, copia electronică a unui document nu autorizează neapărat distrugerea acestuia;
Indiferent de mijloacele prin care documentul intră în sistemul de gestionare, acesta poate trece adesea printr-un lanț de validare sau un flux de lucru pentru a ajunge la o versiune finală aprobată de utilizatorii în cauză. Fluxul de lucru legat de validarea unui document poate fi configurat și ține cont de drepturile de acces și profilurile utilizatorilor sistemului; afectează cel mai adesea starea, versiunea și vizibilitatea documentului.
Indexarea constituie descrierea documentului și conținutul acestuia în vederea facilitării utilizării acestuia. Recuperarea rapidă a documentelor este condiționată de crearea schemei index. În acest sens, distingem:
Problema stocării este inevitabilă. Nerespectarea acestui aspect poate duce la situații critice. Problemele sunt după cum urmează:
Distribuirea documentelor se poate face prin internet sau intranet. Unii furnizori de software EDM oferă vizualizarea clientului subțire, care oferă funcționalitatea de vizualizare și indexare a documentelor într-un browser web, parțial sau parțial . Potrivit unui studiu serdaLAB, îmbunătățirea accesului la informații și schimbul de informații sunt principalele motivații în proiectele de gestionare a documentelor electronice.
În cadrul managementului documentelor electronice, analiza conținutului nestructurat (în limba engleză Content analytics sau Content analysis ) face posibilă trecerea de la management la evaluarea documentelor. Analiza conținutului constă în extragerea din această masă de informații a unei forme de informații inteligibile și inteligibile. Analiza sintactică , semantică și morfologică a conținutului și reconcilierea sunt apoi posibile ținând cont de identificarea excepțiilor. Rezultatul acestei lucrări nu ar fi audibil fără implementarea sistemelor de reprezentare care să permită o navigație progresivă și multidimensională în cunoștințele extrase. Soluțiile de analiză a conținutului digital oferă această evaluare. Transformarea documentelor în indicatori, indicatori în tendințe, tendințe în situații, situații în decizii, reprezintă provocarea pieței Content Analytics.
EDM este mai presus de toate implementarea unei metodologii de lucru (colaborative). O organizație mică, mijlocie sau mare care ar vizualiza EDM doar dintr-o perspectivă software ar risca o pierdere financiară imensă. Implementarea eficientă a acestei metodologii este garanția succesului unei soluții EDM și nu „singurul” produs care servește doar ca „suport” pentru această metodă. Pentru a fi corect aplicată și eficientă, orice soluție EDM necesită să alocăm un buget „serviciu de asistență și implementare” în legătură cu investiția în software.
Deși încă puțin cunoscută de marea majoritate a companiilor, în special IMM-uri și VSE, EDM este o adevărată problemă economică. Poate îmbunătăți rentabilitatea cu aproximativ 3 până la 5% (din cifra de afaceri) . Rush-ul EDM provine din costul componentei (procesare, producție, depozitare, cercetare etc.) numită „ hârtie ” într-o companie.
Este important de reținut că varietatea de "containere" sau surse de date nestructurate sau semi-structurate înseamnă că problemele asociate cu GAD devin din ce în ce mai complexe. Companiile trebuie într-adevăr să ia în considerare volumul tot mai mare de conținut sau date din aplicații web , sisteme de mesagerie electronică (instantanee sau nu), formulare electronice sau cataloage, noi forme de aplicații de colaborare, cum ar fi wiki sau bloguri , sau chiar aplicații „rich media”, inclusiv imagini video și sunet.
Fără suport pe hârtie (trecerea purtătorului de informații de hârtie într - un mediu electronic), este piatra de temelie a unui proiect GED. Este adesea prezentat ca un avantaj din punct de vedere al mediului , deoarece ar fi presupus a reduce consumul de hârtie . În realitate, lucrurile nu sunt atât de simple, deoarece dacă facem un bilanț al resurselor naturale consumate ( lemn în cazul hârtiei , metalelor în cazul echipamentelor electronice ) și al deșeurilor produse ( deșeuri de hârtie pe de o parte), electronice deșeuri pe de altă parte) și deșeuri de hârtie care continuă să fie produse, nu este evident că rezultatele globale sunt favorabile în ceea ce privește costurile materiale .
Piața franceză pentru EDM și managementul conținutului s-a ridicat la 1,1 miliarde de euro în 2008, o creștere de 8% față de 2007. În 2009, integratorii și companiile de servicii IT reprezentau cea mai mare cotă de piață., La 83%, editorii de software 16% din piață și companiile de consultanță au reprezentat doar 1%.
Piața continuă să se extindă. Potrivit prognozelor făcute de Global Market Insights, este de așteptat să crească cu mai mult de 15% pentru a ajunge la peste 5 miliarde de euro în 2024.
Începuturile EDM pot fi văzute încă din anii 1940 și 1950 .
Vannevar Bush și-a imaginat în 1945 bazele unei mașini, numită Memex , făcând posibilă arhivarea, legarea și adnotarea documentelor multimedia, prefigurând EDM și legături hipertext . În 1951, Suzanne Briet a pus primele baze pentru indexarea prin producerea de metadate documentare: a împărțit cartea în unități mai elementare și a introdus noțiunea de „documente secundare” și conținut „inter-documentar”. În plus, consideră că un document este un „obiect care informează indiferent de forma sa materială”.
Termenul GED apare în anii 1980 pentru a desemna computerizarea căutării documentelor tipărite în cadrul colecțiilor. Michael Buckland arată în special impactul computerului asupra gestionării bibliotecii și regăsirii informațiilor.
Primele baze pentru instrumentele electronice de gestionare a documentelor au apărut la sfârșitul anilor '80 și în anii '90.
În 1995, primul software care a fost dezvoltat pentru EDM s-a numit Taur . Acest software documentar, creat pentru nevoile de documentare tehnică, are, de asemenea, particularitatea de a fi fost primul software dezvoltat direct sub Windows; anterior software-ul a fost dezvoltat sub MS-DOS. A fost inventat de Jacques Guérin. Unul dintre cele mai mari proiecte puse în aplicare datorită software-ului Taurus a constat în digitalizarea , clasificarea, stocarea și arhivarea celor 740.000 de documente care alcătuiesc registrele de stare civilă ale primăriei din Bordeaux. Pasul dematerializării registrelor a durat 6 luni și a costat mai mult de 3,5 milioane de franci. A făcut posibilă salvarea documentelor originale și îmbunătățirea căutării informațiilor conținute în aceste registre.
Mobilitatea este o axă de dezvoltare și diferențiere pentru editorii de management al conținutului. Primele soluții de gestionare a conținutului mobil au apărut în 2009.
Soluțiile de gestionare a conținutului integrează din ce în ce mai multe funcții de colaborare, cum ar fi posibilitatea de a crea comunități și de a face schimb de informații și documente. Dezvoltarea unui consiliu de administrație fără hârtie este un exemplu interesant în afaceri.
Încă reprezintă o mică parte din piață, soluțiile de gestionare a conținutului open source câștigă teren. Editorii open source au de cinci ori ratele de creștere ale editorilor proprietari.
Există, de asemenea, noi tendințe, în special în domeniul SaaS (Software as a Service) odată cu apariția unor soluții mai specifice, cum ar fi software-ul de colectare a documentelor.
Există o asociație de profesioniști în jurul profesiilor de gestionare a conținutului: e-Futura (APROGED a fost pus în lichidare obligatorie).
Alte asociații și federații lucrează pentru profesie: Xplor France, FNTC , FedISA.