O cerere de oferte (în engleză, invitație la licitație sau ITT ) este o procedură care permite unui sponsor ( autoritatea contractantă ) să aleagă compania ( ofertantul care va fi furnizorul ) cel mai capabil să efectueze lucrări, bunuri sau servicii . Scopul este de a pune mai multe companii în competiție pentru a furniza un produs sau un serviciu .
Licitațiile au devenit o practică obișnuită a întregului proces de cumpărare către vânzările de la B la B dacă suma lor a devenit semnificativă. Ele reflectă ponderea departamentelor de achiziții și intensitatea concurenței. De la Jocurile Olimpice la un împrumut bancar printr-o soluție industrială sau un proiect IT, toate sectoarele sunt preocupate.
Pentru achizițiile publice, regulile de concurență variază foarte mult între Uniunea Europeană , în special Franța și Statele Unite .
Pentru a optimiza procesul de detectare a oportunităților comerciale, este adesea necesar să se apeleze la companiile intermediare responsabile cu monitorizarea surselor multiple ( presă , site-uri web, deliberări etc.) care să difuzeze cererile de oferte.
Valorificând cele mai recente progrese în vânzările complexe, este esențial să se optimizeze eforturile pe tot parcursul procesului, înainte de cererea de oferte până la finalizarea acestuia. O cerere de oferte este câștigată prin munca în echipă pentru a decide strategia de răspuns și pentru a oficializa competitiv răspunsul companiilor.
Se face distincția între următoarele etape:
Acești pași construiesc planul proiectului .
Pregătirea unei cereri de oferte dă naștere la elaborarea unor specificații , care descriu:
Specificațiile pot fi sub forma:
După elaborarea specificațiilor , clientul definește pachetele de implementare, în conformitate cu prioritățile sale. Loturile sunt supuse unei singure cereri de concurs (aceeași procedură), dar fiecare lot va da naștere unui contract separat.
Aceasta implică definirea metodelor de analiză a ofertelor și formalizarea grilelor de selecție. Putem identifica diferite teme:
CostClientul are obligația de a face o estimare financiară a nevoilor sale în prealabil. Apoi va alege oferta care satisface cel mai bine această nevoie. Cel mai mic preț din punct de vedere financiar nu este neapărat criteriul de selectare a ofertei alese.
Cea mai bună zicală - cea care oferă cea mai bună valoare pentru bani - este deseori preferată. Acest ultim criteriu, care lasă o marjă de subiectivitate, este greu de conciliat cu Codul achizițiilor publice și face dificilă gestionarea proiectelor avansate direct de către organismele publice.
LimbiOfertele trebuie să specifice necesitățile de adaptare a produselor sau serviciilor la limba consumatorilor sau a utilizatorilor. În Franța, există reglementări în acest domeniu.
De asemenea, poate fi necesară gestionarea mai multor limbi , atunci când produsele sau serviciile sunt utilizate într-un mediu multilingv . Acest lucru este comun în Uniunea Europeană .
CaracteristiciOfertantul trebuie să dovedească faptul că produsul sau serviciul său îndeplinește funcționalitățile descrise în caietul de sarcini .
ÎnsoțireOfertantul trebuie să aibă capacități de resurse umane pentru a sprijini clientul pe toată durata implementării și a duratei de viață a produsului sau serviciului, în special trebuie să aibă o rețea suficientă de distribuție și servicii post-vânzare în zona geografică a clientului. Este un criteriu important precum criteriul financiar.
Caracteristicile furnizoruluiAcestea sunt forța de muncă, durabilitatea, prezența pe piața locală etc.
MetodologieEste de preferat ca ofertantul să se conformeze bunelor practici sau standardelor metodologice ale profesiei. Acest criteriu nu este neapărat discriminatoriu, dacă standardul metodologic depășește nevoile clientului.
TehnicTrebuie verificate capacitățile tehnice ale ofertantului , în special conformitatea cu standardele sau standardele produselor de renume tehnic.
În Franța, principiile stabilite de legiuitor, care guvernează cererile de oferte, sunt în special principiul tratamentului egal al candidaților și principiul libertății de acces și al transparenței. Sursele oficiale de distribuție sunt Buletinul oficial al anunțurilor privind achizițiile publice (BOAMP) și Jurnalul Oficial al Uniunii Europene (OJEU), însă multe contracte sunt diseminate doar pe site-urile web ale anumitor comunități. Întrucât Ministerul Economiei și Finanțelor din Franța nu a găsit încă o soluție unică pentru distribuirea cererilor de oferte, încurajează companiile care ofertează să utilizeze soluții de monitorizare a contractelor publice.
Atribuirea contractelor de achiziții publice se realizează în conformitate cu normele legislației în domeniul achizițiilor publice din Franța, reglementate de codul de ordine publică . Autoritățile contractante desemnate ca autorități sau entități contractante trebuie să îndeplinească o procedură strictă de selecție pentru a asigura tratamentul egal al companiilor candidate și libertatea de acces la proceduri și să răspundă unui principiu de transparență.
Peste anumite praguri, este obligatorie promovarea unei proceduri formalizate. Cererea de oferte este una dintre aceste proceduri formalizate. Există trei tipuri de proceduri formalizate:
Sub pragul procedurilor formalizate, contractele pot fi atribuite în conformitate cu așa-numita procedură adaptată, cunoscută sub numele de „Contracte atribuite conform unei proceduri adaptate” denumită în mod obișnuit „MAPA”.
Procesul de obținere a contractelor de achiziții publice în Algeria se supune reglementărilor care au evoluat pentru a se adapta la schimbările economice experimentate de țară.
Într - adevăr, Decretul prezidențial n o 15/247 de20 septembrie 2015Jurnalul Oficial nr . 50 din20 septembrie 2015 (intrat în vigoare la 20 decembrie 2015) reglementează acest aspect al vieții economice.
Proces:
- Specificații: Pregătirea unei cereri de oferte dă naștere la elaborarea specificațiilor: acesta este un document de la client (autoritatea contractantă) pentru a formula cu exactitate nevoia, atât din punct de vedere administrativ, financiar, cât și în special din punct de vedere tehnic.
El descrie :
Acest document înainte de distribuirea acestuia trebuie verificat și aprobat intern de către comisia autorității contractante, pentru a asigura respectarea celor trei principii ale prezentului regulament, și anume:
Cererea de oferte: Aceasta este o procedură care permite unui client (clientului) o companie, o instituție sau o organizație, care formulează o nevoie de lucrări, consumabile, servicii sau prin studii prin specificații, să lanseze o cerere de oferte sau o consultare cu companiile (ofertantul care va fi în cele din urmă furnizorul de servicii) cele mai capabile să ofere un serviciu cu cel mai bun raport calitate / preț, alegând oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic.
Cererea de oferte poate fi națională sau internațională sau ambele în același timp, fiind împărțită în cinci categorii:
Cererea de oferte poate fi alocată, adică sub mai multe loturi.
Consultare : sub următoarele praguri, clientul sau clientul poate lansa o consultație simplă:
Consultarea poate lua două forme:
Publicitate : Pentru a asigura transparența și accesul liber la informații, legea impune autorității contractante să publice cererea de oferte pe două cotidiene naționale (una în arabă și una în franceză).
Consultarea poate fi promovată fie prin presă, fie prin postare la sediul central al companiei, sau printr-o simplă scrisoare.
Termene limită: Cererea de oferte sau consultarea include în toate cazurile un termen limită pentru retragerea caietului de sarcini și depunerea ofertelor. Aceste două termene corespund aceleiași zile.
Procesul de procesare : După termenul indicat în cererea de oferte, procesul de procesare a tranzacțiilor începe să aibă loc reuniunea COPEO (comisia pentru deschiderea ofertelor și evaluarea ofertelor) care are loc. Reunește în două faze:
După timpul dedicat deschiderii plicurilor și evaluării, acest proces poate duce la mai multe ipoteze:
După termenul limită pentru contestații, comisia de achiziții se întrunește pentru a se pronunța cu privire la atribuirea finală a contractului care face obiectul cererii de oferte, fără nicio obligație de publicitate. Comisia de achiziții examinează astfel întreaga procedură implementată pentru această operațiune (de la pregătirea caietului de sarcini până la atribuirea finală).
Executarea contractului : Executarea contractului intră în vigoare prin notificarea atribuirii contractului către contractantul câștigător, în a doua fază contractul sau contractul va fi semnat și va începe notificarea unui ODS (ordin de serviciu) a lucrărilor de aprovizionare sau service.
Prestarea serviciului acoperit de contract dă naștere unei monitorizări riguroase a acestei etape, fie în ceea ce privește respectarea termenelor limită, fie în ceea ce privește calitatea serviciului (lucrări, furnizare, servicii sau studii) în conformitate cu prevederile contractului obligând cele două părți. Această monitorizare dă naștere la plata pentru muncă sau alte situații sau la stabilirea unui raport de acceptare provizorie sau finală în conformitate cu condițiile convenite în contract.
Statul federal al Statelor Unite are de multă vreme o legislație foarte puternică pentru a proteja afacerile americane.
Există câteva sisteme majore de licitație electronică în Canada. Printre acestea, industria Quebec, Guvernul Quebecului (prin SEAO), precum și MERX.
Industrie Québec este un site web care facilitează găsirea contractelor și a furnizorilor. De asemenea, oferă mai multe servicii care facilitează gestionarea contractelor și selectarea furnizorilor. Industrie Québec este software ca serviciu . Este în lunaseptembrie 2014că a intrat în programul Microsoft BizSpark .
Republica Democrată Congo are o legislație care protejează și facilitează atribuirea ofertelor.