În majoritatea țărilor, un document administrativ este definit ca „orice informație, sub orice formă, disponibilă unei administrații”.
Au fost propuse diverse sisteme de „clasificare universală” a documentelor administrative, pe baza „categoriilor generale în care caracteristicile crescânde ale specificității și exclusivității fac posibilă„ încadrarea ”într-un loc dat, un document dat” .
În 2019, definiția „documentului administrativ” intern titlurilor I, III și IV din Cartea a III-a din Codul relațiilor dintre public și administrație este dată în articolul L300-2: „Sunt considerate documente administrative, în sensul din titlurile I, III și IV din această carte, indiferent de data, locul de conservare, forma și suportul acestora, documentele produse sau primite, ca parte a misiunii lor de serviciu public, de către stat, autoritățile locale, precum și de alte persoane guvernate de dreptul public sau persoanele guvernate de dreptul privat însărcinate cu o astfel de misiune. Aceste documente constituie, în special, fișiere, rapoarte, studii, rapoarte, procese verbale, statistici, instrucțiuni, circulare, note și răspunsuri ministeriale, corespondență, opinii, prognoze, coduri sursă și decizii. "
Ele pot lua în special următoarele forme:
Actele și documentele produse sau primite de adunările parlamentare sunt reglementate de Ordonanța nr . 58-1100 din17 noiembrie 1958 referitoare la funcționarea adunărilor parlamentare.
Putem admite că această noțiune se referă la toate informațiile, indiferent de suport și mijloacele sale de distribuție: documente scrise, înregistrări sonore sau vizuale, raport, studii, rapoarte, procese verbale, statistici. Tendința către date deschise ( date deschise ) ar putea avea nevoie să reorganizeze anumite servicii, atât în ceea ce privește comunitățile producătoare de date pentru arhivare (muzee, arhive ..) care își pot aduce și expertiza în clasificare și gestionare a seturilor de date mari