Software de management integrat

Un pachet software de management integrat sau ERP (în limba engleză: Enterprise Resource Planning sau ERP ) este un pachet software care permite „gestionarea tuturor proceselor unei companii prin integrarea tuturor funcțiilor sale, inclusiv managementul resurselor umane, contabilitate și management financiar, decizie suport, dar și vânzări, distribuție, achiziții și comerț electronic ”.

Definiție

Definiția dată de CXP grupează împreună toți parametrii constitutivi ai unui ERP:

„Pentru a fi integrat, un pachet software de management trebuie:

În ceea ce privește conceptul unui singur editor, activitatea OAG (Open Application Group) va însemna că, în viitor, probabil că nu va mai fi aceeași.

Rămâne faptul că obiectul „ERP” nu este standardizat și numele său rămâne plutitor: se folosesc alte nume precum: pachet software, pachet software integrat, pachet software aplicație, pachet software aplicație integrat, pachet software de gestionare, management integrat al pachetului software. ..

Confruntată cu această diversitate, cele două dimensiuni fundamentale care caracterizează software-ul de tip ERP sunt:

  1. ID-ul sau gradul de integrare: definește capacitatea de a oferi tuturor părților interesate ale companiei o imagine unică, onestă, coerentă și omogenă a tuturor informațiilor de care au nevoie pentru a-și juca pe deplin rolul.
  2. CO sau acoperire operațională: definește capacitatea de a reuni toate procesele companiei în fiecare din zonele sale constitutive, într-o abordare transversală care îi optimizează productivitatea.

Istoric

Originea ERP poate fi găsită în metodele de planificare a cerințelor componentelor care au fost dezvoltate în contextul unui imperativ de a integra din ce în ce mai mult funcțiile de management ale companiei. În anii 1960, Joseph Orlicky a studiat programul de producție Toyota și a proiectat Planificarea cerințelor materiale ( MRP ). Apoi Oliver Wight și George Plossl au dezvoltat MRP în planificarea resurselor de fabricație (MRP2). Prin urmare, o evoluție în trei faze:

  1. MRP0, în limba engleză material requirements planning zero (literal, „ material requirements planning 0”): metodă de calcul a cerințelor materiale, dezvoltată în 1965  ;
  2. MRP1, în limba engleză , planificarea cerințelor materiale  : prima aplicație industrială a managementului integrat al fluxului de producție, dezvoltată în 1971  ;
  3. MRP2, în limba engleză, resurse de fabricație planificând două (lit. „Planificarea resurselor pentru producția 2”): pe lângă calculul necesităților nete în materii prime și componente, realizează o planificare a lansărilor, luând în considerare capacitățile resurse după perioadă; dezvoltat în 1979 .

În jurul anului 1990 , logica introdusă de MRP s-a extins treptat la toate funcțiile companiei, pentru a da „ERP” (E pentru companie). Această tranziție este facilitată de:

Probleme ERP: o mai bună integrare

Conceptul de ERP pleacă de la simpla observație că există forță în unitate.

Industrie

ERP industrial provine din necesitatea planificării producției . ERP industrial poate fi recunoscut prin faptul că se bazează pe un modul central de tip CAPM sau MRP care oferă o acoperire mai mult sau mai puțin extinsă a funcțiilor precum:

Servicii

ERP-urile destinate gestionării activităților terțiare nu sunt întotdeauna enumerate în categoria ERP. Cu toate acestea, un număr mare dintre acestea vizează sectoare atât de variate precum sănătatea, educația, distribuția, comerțul cu amănuntul și finanțele. Cu diferite module, de la managementul de proiect la funcții de afaceri foarte specifice (gestionarea abonamentelor, cursuri de formare etc.). Oferta în domeniu este mai puțin abundentă decât pentru industrie și mult mai fragmentată: editorii ERP au fost precedați în această nișă și se află într-o situație de concurență puternică cu editorii de software GRC / CRM .

Există, totuși, două familii de produse:

Descriere

Principiul fondator al unui ERP este de a construi aplicații informatice (gestionarea comenzilor, stocurilor, salarizării, contabilității etc.):

Acest lucru umple un gol important:

Celălalt principiu care caracterizează un ERP este utilizarea sistematică a ceea ce se numește un motor de flux de lucru (care nu este întotdeauna vizibil pentru utilizator) și care permite, atunci când datele sunt introduse în informațiile de sistem, să le propage și să ofere informații logice relevante. vizualizări în toate modulele sistemului care au nevoie de el, conform unei programări predefinite.

Astfel, putem vorbi de ERP atunci când suntem în prezența unui sistem de informații compus din mai multe aplicații care partajează o singură bază de date, printr-un sistem automat predefinit care poate fi configurat (un motor de flux de lucru ).

Adaptarea la contextul afacerii

ERP poate fi rar considerat un instrument „la cheie” în sensul că nu poate fi utilizat direct la instalare. Deși oferă în mod nativ procese de management computerizate care corespund standardelor și celor mai bune practici utilizate pe scară largă, este uneori necesară adaptarea acestora la specificul organizației companiei sau al proceselor sale de afaceri. Dimensiunea standardului produsului și integrarea nativă, care sunt caracteristici cheie ale sistemelor ERP, nu s-ar putea materializa într-un anumit context fără adaptabilitatea necesară a standardului. Din acest motiv, ERP-urile sunt mai mult sau mai puțin configurabile, adică este posibil să se adapteze comportamentul ERP (în special motoarele de flux de lucru menționate anterior) prin intermediul valorilor de date care pot fi gestionate fie direct de către utilizatori calificați de afaceri, fie de informații departamentul de sisteme. Funcționalitățile care nu sunt acoperite de standardul de produs pot fi integrate într-o versiune software existentă sau pot face parte din foaia de parcurs a editorului. În ultimă instanță, companiile pot apela la dezvoltări specifice pentru a acoperi decalajele reziduale dintre nevoile afacerii și standard.

Structura organizationala

Structura este modelarea în ERP a rețelei companiei la toate nivelurile de management:

Structura organizațională este baza unui ERP, doar datele de definiție (exemplu: definiția furnizorului, inclusiv identificatorul său, adresa socială etc.) pot fi independente de structura organizațională, toate datele de management sunt definite la unul sau mai multe managementuri niveluri. În plus, structura organizațională condiționează procesele IT ale unui ERP. De exemplu, majoritatea ERP-urilor vor face posibilă gestionarea fluxurilor de transfer între două site-uri modelate ca atare în structura organizațională. În plus, dacă aceste două site-uri aparțin a două companii diferite din aceeași structură organizatorică, atunci un proces de facturare între companii va fi asociat cu fluxul de transfer.

Date

Baza de date ERP conține toate informațiile necesare pentru companie, comune diferitelor module. Primul tabel este tabelul de produse. Apoi, conform orientării companiei, conține nomenclatoare, game, materii prime, capacități de producție, cantități. Pe de altă parte, clienții sau furnizorii sunt gestionați, precum și comenzile sau livrările acestora, până la cataloagele furnizorilor. Un al treilea aspect va conține stocuri, timpii de depozitare, timpii de transport pentru transportatori. În cele din urmă, dar lista este departe de a fi exhaustivă, există aproape întotdeauna tabele referitoare la aspectele financiare ale companiei.

Datele de bază despre produs sunt date centrale pentru funcționarea ERP. Conține un număr mare de setări la nivel de utilizator (prin deosebire de setările IT) care condiționează procesarea ERP. Aceste setări trebuie să însoțească modificările politicilor de gestionare a produselor sau impactul acestor politici asupra condițiilor de piață în schimbare. Prin urmare, acestea fac obiectul unei monitorizări și actualizări periodice în timpul utilizării ERP.

Tratamente

Bine programat și supus unor acorduri prealabile, un ERP este, de asemenea, capabil să comunice cu furnizorii pentru a recomanda materii prime comune sau cu transportatorii. Schimburile sale se fac cel mai adesea prin curier.

Evaluarea utilizării ERP-urilor

Implementarea ERP-urilor

Un proiect ERP este un proiect de transformare. Pentru ca un ERP să aibă succes, compania trebuie să fie pe deplin mobilizată.

Beneficii

ERP-urile (spre deosebire de aplicațiile dedicate) au mai multe avantaje:

Avantajele native ale ERP Oportunități legate de implementarea unui ERP
  • Promovați integrarea între departamente, materializați strategia și politicile de management ale companiei în sistemul informațional.
  • Reunirea liniilor de afaceri și a departamentului IT, însușirea sistemului informațional de către liniile de activitate. Deoarece ERP-urile sunt modelate în mod nativ pe procesele de afaceri și sunt flexibile, ele promovează apariția unei populații de afaceri conștiente de aspectele tehnice ale ERP și a unei populații CIO conștiente de aspectele sale de afaceri.
  • Extindeți integrarea sistemului informațional la lanțul logistic din amonte și din aval (furnizori și clienți).
  • Standardizați procesele SI și implementați standarde în toate organizațiile companiei.

Acest ultim punct este esențial, iar implementarea unui ERP într-o companie este frecvent asociată cu o revizuire aprofundată a organizării sarcinilor și o optimizare și standardizare a proceselor, pe baza „cadrului normativ” al IGP.

ERP-urile vor fi capabile să gestioneze și să se ocupe de:

  • mai multe entități sau organizații, cum ar fi HA ();
  • mai multe asociații, cum ar fi OAC (conferință);
  • mai multe valute  ;
  • mai multe limbi pentru utilizatori și clienți (cazul multinaționalelor );
  • mai multe legislații;
  • mai multe planuri de conturi  ;
  • mai multe axe de analiză în contabilitatea costurilor.

NB: Avantajul achiziționării unui ERP, în ceea ce privește contabilitatea, este crearea de înregistrări contabile în timp real și automat. Este un instrument de productivitate, deoarece face posibilă eliminarea intrărilor redundante și schimbul de informații mai fiabile. Utilizarea unei singure baze de date face posibilă reunirea tuturor datelor și, astfel, asigurarea actualizării constante a acestor date. De asemenea, poate fi conectat la un site de vânzări online pentru sincronizarea datelor în timp real.

Dezavantaje

ERP-urile nu sunt, totuși, libere de dezavantajele lor:

  • Implementarea se poate dovedi complexă dacă domeniul funcțional este slab determinat sau prea fluid sau proiectul este administrat prost;
  • cost ridicat și poate crește rapid în funcție de industrie și de complexitatea proiectului. De exemplu, compania chimică Dow Chemical a cheltuit 500 de milioane de dolari și a petrecut șapte ani implementând software-ul ERP care sa dovedit a fi învechit înainte ca acesta să poată fi folosit. Opțiunea bogată din punct de vedere funcțional a soluțiilor software gratuite , dacă reduce costurile licențelor, nu elimină costurile de asistență și formare. Parametrul de cost este, de asemenea, o funcție a greoaie și rigidității implementării instrumentului, care poate fi sporită de dificultățile de însușire a acestuia de către utilizatori. Astfel de dificultăți pot duce chiar în cele din urmă la falimentul societății în cauză. La sfârșitul anilor 1990 , FoxMeyer Drug Corp a acuzat grupul SAP că l-a dus la faliment din cauza cheltuielilor suportate și a dificultăților întâmpinate în implementarea ERP-ului lor.
  • sfera funcțională neadaptată la nevoile reale ale organizației: pachetul software poate fi supra-dimensionat și, prin urmare, subutilizat dacă este mai mare decât nevoile reale ale organizației sau, dimpotrivă, să fie subdimensionat dacă nu este nu este capabil să acopere toate nevoile dovedite;
  • nevoie de o bună cunoaștere a proceselor companiei (de exemplu, o comandă mică și o comandă mare necesită două procese diferite: este important să știm de ce, să știm cum să descriem diferențele dintre aceste două procese pentru a le configura corect și adaptați funcționarea standard a ERP la nevoile afacerii);
  • captivitate față de editor: pachetul software ales nu se poate adapta întotdeauna la organizația care este echipată. Alegerea unei soluții devine extrem de structurantă pentru companie și, dincolo de o simplă configurație, va rămâne la latitudinea organizației să se adapteze la pachetul software (și nu invers). În plus, instrumentul ERP poate fi extrem de greu și costisitor de administrat, mai ales dacă necesită o întreținere continuă și dacă îngreunează orice adaptare (sau chiar abandonarea acestuia pentru un alt produs).

O ofertă integrată apare cu produse inspirate de birou, bazate pe cele mai utilizate sisteme de gestionare a bazelor de date de pe piață: MSSQL , MySQL , Oracle , DB2 . Aceste produse sunt în general distribuite de editori specializați în managementul producției. Dezavantajele citate aici sunt apoi mai mici.

În plus, apariția recentă a mai multor sisteme ERP gratuite face posibilă reducerea la minimum a dezavantajelor costului (legate de achiziționarea licențelor software), a rigidității și în special a captivității. Utilizarea formatelor deschise facilitează, de asemenea, schimbul de date, intern și extern.

În cele din urmă, sustenabilitatea editorului este un element major de verificat înainte de a se angaja într-un proiect ERP. Costul real este timpul petrecut intern, mai mult decât costul achiziționării licențelor. Valabilitatea modelului economic al partenerului ales, în timp, este un criteriu fundamental. Indiferent de produsul ales, cu aceeași metodă de lucru și domeniu funcțional identic, costurile nu sunt neapărat foarte departe de la o companie la alta atunci când comparăm jucătorii istorici care rezistă în acest mediu foarte competitiv.

Evaluarea contribuției

Pachetele software de management integrat au permis multor companii să obțină un control mai bun asupra activităților lor:

  • O parte din creșterea lor poate fi explicată prin dezvoltarea necesară a sistemelor informaționale pentru tranziția către anul 2000 și apoi pentru introducerea monedei euro . Într-adevăr, o serie de companii au considerat că este de preferat să înlocuiască un set de software diferit și neomogen cu un pachet software integrat la vârf de tehnologie, mai degrabă decât să inițieze corecții ale programelor existente mai mult sau mai puțin vechi.
  • Dacă această abordare a dat naștere uneori la înființări urgente, provocarea de a înființa un ERP astăzi nu mai este de a trece anul 2000, ci de a optimiza gestionarea fluxurilor logistice și aspectele financiare ale companiei. Paradigma pe care se bazează , în esență , se bazează pe optimizarea utilizării resurselor, umane sau materiale. Prin urmare, ERP induce o orientare strategică către reducerea costurilor ca vector esențial al creării de valoare și, prin urmare, al creșterii companiei. Acest model a fost criticat de la începutul anilor 1990, deoarece pune compania (și, eventual, furnizorii săi) în centrul atenției, în detrimentul clientului.

Principalii editori ERP sunt grupați în asociații precum Asociația BASDA Business Application Software Developers Association  ;

Viitorul ERP

ERP-urile mari oferă utilizatorilor o acoperire funcțională extinsă. Dar bogăția acestei oferte vine rapid cu anumite limite:

  • Niciun ERP nu poate pretinde că corespunde perfect tuturor meseriilor sau activităților. Odată ieșiți din activitatea lor principală, ERP-urilor le este greu să ofere anumite funcții (cu excepția procesării lor într-un mod mai complex, sau chiar mediu). Software-ul care acoperă funcționalitatea de nișă rămâne competitiv.
  • Integrarea tehnică a prelucrării și a datelor atinge un nivel de complexitate limitat la gestionare (o corecție care poate avea impact asupra unui set întreg de funcții, adesea cu corecții prealabile, co-cerințe și sub-solicitate). Majoritatea acestor pachete software au acum un modul pentru gestionarea acestor corecții (modulul care gestionează modulele).
  • Cerințele de piață sau de reglementare sunt reînnoite în mod constant și principalii furnizori de ERP trebuie să depună eforturi constante pentru a integra sau actualiza funcționalitățile nou solicitate, cum ar fi gestionarea relației cu clienții , gestionarea riscurilor , dezvoltarea durabilă .
  • Nevoile companiilor în ceea ce privește soluțiile IT au evoluat considerabil: colaborare în creștere (internă, dar și externă cu partenerii), dematerializare crescută care afectează toate afacerile, mobilitate și nomadismul angajaților, constrângeri economice, mediu juridic și de reglementare din ce în ce mai strict ..., management instrumente precum ERP-urile desfășurate anterior de companii se dovedesc uneori restrictive și inadecvate pentru acest nou context și evoluția lor este inevitabilă.
  • Dezvoltarea Cloud Computing care necesită editorilor să-și adapteze pachetele software astfel încât să fie accesibile online pe Internet prin intermediul platformelor partajate („ multi-chiriași ”), facturate lunar de numărul de utilizatori și nu printr- o licență ridicată. Primul an și un cost lunar recurent (15-20% în funcție de editor).

În consecință, un proces funcțional și tehnic este în curs de a fi luat cu facultatea de a distribui funcții mai specifice și / sau mai avansate sub formă de aplicații independente din punct de vedere tehnic interfațate cu nucleul ERP. Acest aspect este construit în conformitate cu o arhitectură de tip integrare aplicații de întreprindere (IAE). Această articulație înseamnă că utilizatorul are în același timp:

  • funcționalități capabile să gestioneze întreaga profunzime a afacerii;
  • o gamă largă de aplicații care acoperă majoritatea nevoilor sale de management.

Unele dintre aplicațiile specializate deseori solicitate de utilizatori includ managementul:

  • depozite (IMS sau WMS );
  • ateliere ( MES );
  • laboratoare ( LIMS );
  • relațiile cu clienții ( CRM );
  • lanțul de aprovizionare ( SCM );
  • întreținere ( CMMS );
  • achiziții ( e-procurement ) .

Dacă abordarea se află astăzi într-o etapă embrionară, atât în ​​ceea ce privește performanța arhitecturilor tehnice, cât și a metodelor de construcție funcționale, evoluția structurii tehnice a pachetelor software este în mod clar în curs și se accelerează. În special, există mai multe soluții globale denumite aplicații de afaceri (ERP, SCM, CRM, LPM, SRM, Sidetrade etc.) și ERP bazate pe o platformă corporativă Cuprinzând o arhitectură orientată spre servicii care include în special un proces de afaceri management (BPMS) permițând multă flexibilitate și răspuns la nevoile afacerii.

Note și referințe

  1. „  pachet software de management integrat  ” , pe www.gdt.oqlf.gouv.qc.ca (accesat la 13 martie 2019 )
  2. Informații CXP februarie 1994
  3. Jean-Louis Tomas, ERP și ERP: selecție, implementare și utilizare operațională: cum să reușim în schimbare , Paris, Dunod ,2005, 325  p. ( ISBN  978-2-10-049024-0 , OCLC  154659060 , citit online )
  4. „  Pachetul software socializat Utilizări ale arhitecturilor de calculatoare în asistența și acțiunea socială departamentală  ”, Guvernul și acțiunea publică ,februarie 2015( citește online )
  5. Oliver W Wight, Fabricarea planificării resurselor: MRP II; deblocarea potențialului de productivitate al Americii ( citiți online )
  6. MRP - Calculul cerințelor
  7. ERP și software de management integrat, Jean Louis Tomas, O1 Informatique, Dunod 2002
  8. Jean Louis Tomas, op. cit.
  9. Sursa: cursul IGP Școala de minerit Douai - licență deschisă
  10. (în) Alex Hill și Terry Hill, Essential Operations Management , Palgrave ,2011, 480  p. ( ISBN  978-0-230-23259-4 ) , p.  270.
  11. VR, „  SAP este dat în judecată pentru 500 de milioane de dolari de o companie americană  ”, Les Échos ,28 august 1998( citiți online , consultat la 11 mai 2018 ).
  12. Les ERP , 26 martie 2004, M. Volle
  13. Sursă: studiu realizat de Markess International - Depozit de practici Așteptările companiei pentru soluții integrate de management ERP / ERP în fața noilor provocări, 2011-2013

Vezi și tu

Articole similare