Standardul NF Z 42-013 publicat de AFNOR în 1999, apoi revizuit în 2001, apoi în 2009 și mai recent în 2020, stabilește un set de cerințe funcționale, organizaționale și de infrastructură și recomandări pentru proiectarea și operarea unui sistem de arhivare electronică (EAS). Textul normativ se adresează organizației în jurul funcțiilor de arhivare electronică, transfer, conservare, accesibilitate, comunicare și gestionare a cedărilor, interoperabilitatea SAE, restituire și reversibilitate.
Din 2009, titlul standardului a fost: „Specificații referitoare la proiectarea și funcționarea sistemelor informatice pentru a asigura păstrarea și integritatea documentelor stocate în aceste sisteme”.
În 2020, textul normativ se schimbă în profunzime și titlul devine: „Arhivare electronică”.
Standardul revizuit este destinat:
Punctele cheie ale standardului sunt:
Prima versiune a standardului datează din Decembrie 1999. O primă revizuire în 2001 a limitat utilizarea recomandărilor standardului pe discul WORM . O a doua versiune, dezvoltată în cadrul Comisiei de standardizare 171 („Arhivare - Ciclul de viață al documentelor și securitatea datelor”), a fost adoptată pe4 februarie 2009de către consiliul de administrație AFNOR. Această versiune a standardului corespunde unui depozit de specificații bazat pe cerințe. Două niveluri de cerințe (minime și suplimentare) sunt detaliate și permit stabilirea unui EAS în funcție de necesitate sau de constrângerile prezente. Rețineți că utilizarea tehnicilor de stocare, altele decât WORM, este acum acoperită de revizuirea standardului din 2009.
O nouă versiune a standardului NF Z42-013 a fost finalizată în februarie 2019de CN171. Această nouă versiune a fost supusă anchetei publice înmartie 2019 pentru a avea ca rezultat publicarea noului text în octombrie 2020. Această nouă revizuire poartă indicele NF Z42-013: 2020.
A fost publicată o certificare bazată pe o referință bazată pe standardul NF Z 42-013 și pe standardul ISO 14641-1 17 decembrie 2012. Este accesibil organizațiilor și companiilor care doresc să implementeze un SAE în conformitate cu cerințele standardului, precum și companiilor care oferă servicii de arhivare electronică terță parte în scopuri de probă. Domeniul de aplicare al certificării se poate referi numai la arhivarea electronică sau la arhivarea electronică și digitalizarea fidelă. SAE-urilor certificate în conformitate cu standardul li se acordă marca NF 461 emisă de AFNOR Certification, un organism de certificare independent acreditat de Comitetul francez de acreditare (COFRAC) . Regulile de certificare pentru marcă sunt disponibile gratuit pe site-ul web NF Mark . Lista de sisteme de arhivare NF461 certificate pentru uz intern, non-comerciale și comerciale sunt disponibile pe site - ul oficial al mărcii NF.
După revizuirea standardului în 2020, sistemul de referință de certificare NF 461 este în curs de revizuire. O nouă versiune a regulilor de certificare va fi pusă online de Afnor Certification în 2021. Marcajul NF 461 bazat pe noile reguli de certificare va deveni o condiție prealabilă pentru obținerea aprobării SIAF de la 01/01/2021.
Standardul NF Z 42-013 din revizuirea sa din 2009 a fost tradus în engleză și a dat naștere standardului ISO 14641-1 . în 2018, titlul și numerotarea standardului ISO au fost modificate. Standardul poartă numărul ISO 14641: 2018 și titlul său este: „Arhivare electronică - Proiectarea și funcționarea unui sistem informatic pentru conservarea integrată a documentelor electronice - Specificații”